Skip to main content

Søknad

aktiv
  • Søknad (nynorsk)
  • Application (english)

Definisjon

Søknaden er søkers objekt-representasjon i systemet i ett opptak. Søknaden kan behandles som helhet, og samle informasjon om behandling av eventuelle underliggende deler, se søknadsalternativ.

Relaterte begreper

Tilstander

En søknad kan være i flere forskjellige tilstander, og for hver tilstand er det forskjellige forretningsregler for hva som kan skje med søknaden. Tilstandsbeskrivelsen for en søknad slik det er presentert her er hovedsaklig beskrevet fra en søkers perspektiv. Overordnet ser tilstandstabellen slik ut:

Fra tilstandHendelseTil tilstand
Søker starter ny søknadPåbegynt
PåbegyntSøker sletter søknadSlettet
PåbegyntSøker sender inn søknadLevert
LevertSøker trekker søknadTrukket
LevertPlasstildeling kjøresPlasstildelt

Tilstandsdiagrammet er også synlig som diagram med mulighet for simulering. Se påfølgende delseksjoner for detaljene til hver hovedtilstand.

Påbegynt

Når en søker oppretter en ny søknad, vil denne få tilstanden "Påbegynt". Denne tilstanden vil søknaden ha til søker sender inn/leverer søknaden, søknadsfristen går ut eller lignende. En endring av søknad kan være:

  1. å endre utdanningsbakgrunn,
  2. å endre valgte søknadsalternativer,
  3. å omprioritere søknadsalternativer,
  4. å laste opp dokumentasjon, eller
  5. å slette dokumentasjon.

En søker kan søke om dispensasjon for å levere søknad etter frist. Dette er per nå (2025-02-03) ikke inkludert i tilstandsdiagrammet.

Fra tilstandHendelseTil tilstand
Søker oppretter søknadPåbegynt
PåbegyntSøker endrer søknadPåbegynt
PåbegyntSøknadsfrist går utAvsluttet
PåbegyntSøker sender inn søknadLevert
PåbegyntSøker sletter søknadSlettet

Levert

Et overordnet diagram for en levert søknad ser slik ut:

Fra tilstandHendelseTil tilstand
LevertSøker gjør endring på søknadLevert
LevertSøker trekker søknadenTrukket
LevertPlasstildeling kjøresPlasstildelt

Merk dog at en levert søknad kan ha flere parallelle deltilstander knyttet til:

  • Hvorvidt søker kan legge til eller fjerne søknadsalternativer (Åpen/Lukket for endring). Dette er knyttet til søknadsfristen.
  • Hvorvidt ettersendt dokumentasjon vil bli hensyntatt (Åpen/Lukket for ettersending). Dette er knyttet til ettersendringsfrist.
  • Hvorvidt søker kan omprioritere søknadsalternativer (Åpen/Lukket for omprioritering). Dette er knyttet til omprioriteringsfrist.
  • Hvorvidt søknad under behandling har blitt flagget som at den mangler dokumentasjon (Mangler dokumentasjon).

Deltilstandene er beskrevet i følgende underdiagrammer.

Søknadsfrist

Alle opptak har en definert søknadsfrist. Søker kan fritt endre sin søknad frem til søknadsfristen går ut. Endring av søknad er beskrevet under Kladd. Når søknad er Lukket for endring kan man ikke legge til, endre eller fjerne søknadsalternativ. Merk at omprioritering av søknadsalternativer er knyttet til omprioriteringsfrist som typisk kommer etter søknadsfristen.

Fra tilstandHendelseTil tilstand
PåbegyntInitiell tilstand når søknad blir levertLevert + Åpen for endring
Levert + Åpen for endringSøker endrer søknadLevert + Åpen for endring
Levert + Åpen for endringSøknadsfrist går utLevert + Lukket for endring

Ettersendingsfrist

Frem til plasstildeling kan søker ettersende dokumentasjon. Det er bare dokumentasjon som er fremlagt før ettersendingsfristen som vil bli hensynstatt. Det vil være mulig å ettersende også etter fristen, men da er det ikke juridisk garantert at dokumentasjonen blir hensynstatt.

Fra tilstandHendelseTil tilstand
PåbegyntInitiell tilstand når søknad blir levertLevert + Åpen for ettersending
Levert + Åpen for ettersendingSøker ettersender dokumentasjonLevert + Åpen for ettersending
Levert + Åpen for ettersendingEttersendingsfrist går utLevert + Ettersending ikke hensyntatt

Omprioriteringsfrist

Søker kan endre prioritering av søknadsalternativer frem til omprioriteringsfristen går ut. Om det ikke er definert en omprioriteringsfrist i opptaket vil søknadsfristen være gjeldende.

Fra tilstandHendelseTil tilstand
PåbegyntInitiell tilstand når søknad blir levertLevert + Åpen for omprioritering
Levert + Åpen for omprioriteringSøker omprioriterer søknadsalternativerLevert + Åpen for omprioritering
Levert + Åpen for omprioriteringOmprioriteringsfrist går utLevert + Lukket for omprioritering

Mangler dokumentasjon

Gjennom saksbehandling kan en søknad bli flagget at den mangler dokumentasjon.

Fra tilstandHendelseTil tilstand
LevertSaksbehandler ber søker om mer dokumentasjonLevert + Mangler dokumentasjon
Levert + Mangler dokumentasjonSøker ettersender dokumentasjonLevert + Mangler dokumentasjon
Levert + Mangler dokumentasjonSaksbehandler godtar ny dokumentasjonen som dekkendeLevert

Plasstildelt

Etter at hovedopptaket kjøres blir leverte søknader plasstildelt. Plasstildelte søknader vil få minst én av følgende deltilstander:

  • Søknad får tilbud om plass på ett søknadsalternativ (har plasstilbud).
  • Søknad får tilbud om venteliste på ett eller flere søknadsalternativ (har ventelistetilbud).
  • Søknad får avslag på plass på minst ett søknadsalternativ (har avslag).

Det kan kjøres flere plasstildelinger. Da vil ventelisteplasser bli tildelt avhengig av svar i tidligere runder. For tiltandsdiagrammet ser dette likt ut.

Har plasstilbud

Etter plasstildeling kan søker få plasstilbud. Da følger en svar-flyt. Merk at man kan ha svart positivt på et alternativ i en runde og samtidig være på venteliste inn i neste runde. Om man da får plasstilbud på venteliste vil man kunne godta dette og dermed frasi seg en tidligere godtatt plass.

Fra tilstandHendelseTil tilstand
LevertPlasstildeling gir tilbud på et søknadsalternativPlasstildelt + Har plasstilbud
Plasstildelt + Står på ventelistePlasstildeling gir tilbud på ventelistePlasstildelt + Har plasstilbud
Plasstildelt + Har plasstilbudSøker svarer på plasstilbudPlasstildelt + Har svar
Plasstildelt + Har plasstilbudSvarfrist går ut - ingen svar betyr negativt svarPlasstildelt + Svar låst
Plasstildelt + Har svarSøker endrer svarPlasstildelt + Har svar
Plasstildelt + Har svarSvarfrist går utPlasstildelt + Svar låst
Plasstildelt + Svar låstSøker endrer fra positivt til negativt svarPlasstildelt + Svar låst

Har ventelistetilbud

Fra tilstandHendelseTil tilstand
LevertPlasstildeling gir tilbud om ventelistePlasstildelt + Har ventelistetilbud
Plasstildelt + Har ventelistetilbudSøker godtar ventelistePlasstildelt + Har ventelistetilbud + Står på venteliste
Plasstildelt + Har ventelistetilbudSøker avslår ventelistePlasstildelt + Har ventelistetilbud
Plasstildelt + Har ventelistetilbudSvarfrist går utPlasstildelt
Plasstildelt + Har ventelistetilbudSøker klager på søknadsbehandlingPlasstildelt + Har ventelistetilbud + Har klage

Har avslag

Fra tilstandHendelseTil tilstand
LevertPlasstildeling gir avslag på minst ett søknadsalternativPlasstildelt + Har avslag
Plasstildelt + Har avslagSøker klager på søknadsbehandlingPlasstildelt + Har klage

Har klage

Fra tilstandHendelseTil tilstand
Plasstildelt + Har klageKlage behandles med avslagPlasstildelt + Har behandlet klage
Plasstildelt + Har klageKlage behandles med medhold og tilbudsgarantiPlasstildelt + Har behandlet klage + Har plasstilbud