Gå til hovedinnhold

Standardiseringsrutine for FS

UTKAST RUTINEN ER UNDER UTARBEIDELSE

Ulike typer standardisering​

Det finnes ulike typer standardisering.

Juridisk standardisering​

Standardisering av lover og forskrifter som legger føringer for studieadministrative prosesser og systemstøtte i FS. Standardiseringen kan føre til behov for endringer i nasjonale lover og forskrifter, eller komme som en konsekvens av at lover og forskrifter endres. Standardisering kan også føre til behov for at lokale forskrifter endres, for å etablere lik praksis og grunnlag for digital samhandling.

Funksjonell standardisering​

Standardisering av systemstøtten i FS for studieadministrative arbeidsoppgaver- og prosesser ved lærestedene. Eksempler er å opprette studieprogram, registrere eksamensresultater og håndtere sanksjoner.

Standardisering av informasjon​

Standardisering av begreper og informasjonsmodeller. Eksempler er kriterier for hva som definerer en student, hvordan studieprogram beskrives og hvilken informasjon som inngår i datamodeller som utdanningsregisteret (som nivå, lærested, eksamensform etc).

Teknisk standardisering​

Standardisering av hvordan systemer samhandler og utveksler data. Eksempler er bruk av felles API-standarder, dataformater som JSON eller XML, samt felles løsninger for autentisering og autorisasjon.

Beskrivelse av saksflyt​

Under er en overordnet beskrivelse av saksflyten. Grad av involvering bestemmes av hvilke konsekvenser standardiseringen antas å ha.

Se også beslutningstreet under som gir en mer detaljert fremstilling av involvering i de ulike fasene.

Laster BPMN-diagram…
Musehjul eller +/− for zoom, dra eller piltaster for å panorere, klikk elementer for å markere

Saksflyten for standardisering består av tre hovedfaser:

Fase 1. Forberedelse​

Sikt utarbeider et beslutningsgrunnlag som inneholder:

  • bakgrunn og problemstilling med eksempler
  • dagens løsning
  • forslag til standardiseringsløsning(er)
  • fordeler og ulemper med løsningsforslagene
  • en innledende vurdering av om konsekvensene av løsningsforslagene anses som vesentlige, mindre eller påvirker andre virksomheter.

Dersom den innledende vurderingen tilsier at det vil være snakk om vesentlige konsekvenser, gjennomføres forhåndssonderinger med et knippe representative og relevante læresteder for å få innspill før beslutningsgrunnlaget publiseres og deles videre.

Saken gjøres tilgjengelig på fs.sikt.no.

Fase 2. Involvering​

Omfang av involvering avhenger av konsekvenser. Sikt innhenter råd fra Produktrådet om konsekvensvurderingen.

Vurdering av konsekvenser​

Den innledende konsekvensvurderingen gjøres av Sikt. Dersom Sikt vurderer at det kan være snakk om vesentlige konsekvenser ved standardiseringen, gjennomføres tidlig sondering med 2–3 læresteder og eventuelle andre berørte organisasjoner/virksomheter for å verifisere eller nyansere konsekvensvurderingen og berike beslutningsgrunnlaget.

Konsekvenstyper:

Ved vesentlige konsekvenser:

  • Tidlig involvering av 2–3 læresteder og eventuelle andre berørte organisasjoner/virksomheter for å utvikle beslutningsgrunnlaget
  • Ved behov nedsettes en referansegruppe
  • Behandling i Produktrådet (evt. ekstra møte)
  • Bred innspillsrunde til alle FS-læresteder (postmottak med kopi til FS-kontakter + evt. orienteringsmøte dersom saken er kompleks eller krevende)
  • Oppsummering av innspill som deles med alle FS-lærestedene.

Ved mindre konsekvenser:

  • Innspill hentes fra FS-lærestedene i form av kartlegging/undersøkelse med forenklet saksnotat som sendes til postmottak (med kopi til FS-kontaktene).
  • Innspill via postmottak
  • Eventuelt ytterligere målrettet involvering ved behov

Ved konsekvenser for andre virksomheter:

  • Dialog med relevante virksomheter/departementer
  • Avklaring av videre prosess

Dersom ny informasjon underveis i standardiseringsprosessen tilsier at den innledende konsekvensvurderingen var feil, så endres vurderingen og den videre prosessen følger rutinen til den oppdaterte konsekvensvurderingen.

Fase 3. Beslutning​

  • Saken og Sikt forslag til beslutning legges frem for Produktrådet for kvalitetssikring
  • Sikt fatter beslutning
    • saken løftes til Porteføljestyret for diskusjon dersom det er stor uenighet eller kontrovers i saken
  • Beslutning publiseres og informeres om
    • Publisering på fs.sikt.no
    • Utsending til postmottak, supplert med nyhetsbrev
    • Eventuelle webinar og møter ved behov for særskilt oppfølging

Beskrivelse av konsekvenser​

Sikt vurderer innledningsvis hvilke konsekvenser standardiseringen forventes å få. Basert på denne vurderingen plasseres saken i en av tre kategorier, som beskrevet under.

Vesentlige konsekvenser​

Kjennetegnes ved ett eller flere av følgende:

  • endringer i nasjonale lover eller forskrifter
  • endringer i lokale forskrifter
  • påvirkning på finansiering
  • organisatoriske endringer (f.eks. omfordeling av oppgaver, nye arbeidsflyter og bemanningskonsekvenser)
  • større endringer i arbeidsprosesser, systemlandskap eller dataflyt
  • betydelig påvirkning på sluttbrukere
  • endring i håndtering av personopplysninger eller sikkerhet
  • standardiseringen vil trolig oppleves som radikal eller kontroversiell av lærestedene

Mindre konsekvenser​

Kjennetegnes ved:

  • mindre justeringer i arbeidsprosesser
  • små endringer i funksjonalitet eller systembruk
  • begrenset påvirkning på sluttbrukere
  • påvirker få institusjoner eller aktører

Konsekvenser for andre virksomheter​

Vurderes særskilt dersom standardiseringen:

  • påvirker nasjonale føringer eller regelverk
  • berører samarbeidende etater (HK-dir, Lånekassen, NOKUT)
  • krever tilpasninger i datadeling eller integrasjoner
  • har økonomiske eller administrative konsekvenser utenfor FS