Forberede opptak

info

• 🟡 Under utvikling: Den standardiserte prosessen er validert i samarbeid med sektoren, og er nå under utvikling. Merk: Dette kan også bety at en MVP-versjon er under utvikling der ikke alle prosesstegene er inkludert.

Forberede opptak er prosessen som løper fra utførende nivå mottar beskjed om at det skal gjennomføres et opptak til aktuelle utdanningstilbud er gjort tilgjengelige for søkere. I løpet av prosessen registrerer man nødvendige data om:

• hvilke utdanningstilbud som skal være tilgjengelige søknadsalternativer i opptaket
• hvor mye kapasitet det er på det enkelte utdanningstilbud og hvor mange tilbud som skal gis
• frister
• ulike regelverk for:
  • hvem som skal få søke eller hvis søknader skal prioriteres
  • hva som skal til for å regnes som kvalifisert
  • hvordan man gir poeng og rangerer kvalifiserte søkere ved konkurranse om plassene

Prosessmål

Hensikten med prosessen er å ha nødvendige grunnlagsdata på plass for å kunne:

• gjøre utdanningstilbud tilgjengelige som søknadsalternativer for søkere.
• gjøre det mulig å matche søknader med utdanningstilbud på en god måte, gjennom størst mulig grad av automatisert saksbehandling.

Prosessvisualisering: BPMN-modell

Forberede opptak

Loading BPMN diagram...

💡 Mouse wheel to zoom, drag to pan, click elements to highlight

Beskrivelse av prosessen

Forberede opptak starter med at utførende nivå mottar melding om at det skal gjennomføres et opptak for aktuelle utdanningstilbud.

Finnes opptakstype fra før av?

I mange tilfeller vil opptakstype finnes fra før av, så utdanningstilbud som skal være mulige å søke seg til i en opptaksperiode, kan knyttes til en eksisterende opptakstype. Dersom opptakstypen ikke finnes fra før av, må den opprettes i subprosessen for å opprette opptakstype.

Opprett opptak

Sette innstillinger som gjelder opptaket, dvs prosessen som løper fra søknad, behandling av søknad og tildeling av plass. Innstillingene virker styrende for både søker, den automatiske søknadsbehandlingen, samt eventuell manuell avviksbehandling. Opptak kan opprettes ved å kopiere et tidligere opptak med tilsvarende innstillinger som man ønsker. Nødvendig informasjon:

• Sett opptaksperiode og frister
• Sett hvilke søkergrupper opptaket er synlig for
• Sett hvilke ressurser som skal delta i søknadsbehandling

Sett opptaksperiode og frister

Det er aktuelt å sette en rekke type frister knyttet til opptaksforberedelsene:

• sette opptaksperioden: når åpner man for å ta imot søknader, når stenger man?
  • gjelder fristene globalt for alle søknadsalternativene?
  • er opptaket løpende (uten sluttdato, hvor søknadene behandles suksessivt etter når de kommer inn)
  • har opptaket flere runder (flere satte tidsperioder hvor søknader behandles) eller løpende etterfylling når det er ledige plasser? (Etterfylling av ledige plasser skjer veldig typisk i samordna opptak og emneopptak)
• sette interne søknadsbehandlingsfrister
  • typisk for opptakskomiteer og gjennomføring av opptaksprøver, vurdering av utenlandsk utdanning og generelt for å minne saksbehandlere om søknader som må ferdigbehandles innen frist.
• sette frister for å søke tidlig svar (hvis det er aktuelt)
• sette frist for ettersending av dokumentasjon
• sette frist for å omprioritere søknadsalternativer

Sette hvilke søkergrupper opptaket er synlig for

• Hele verden, EU/EØS-borgere, nordiske borgere, personer med norsk fødselsnummer...
• Nominerte (kun inviterte søkere eller søkere fra partnere)
• Egne studenter (typisk emneopptak som ikke legger ut ledig kapasitet til allmennheten, utvekslings- og praksistilbud for egne studenter)

Sette ressurser for søknadsbehandling

Når du oppretter ett opptak må du også kunne:

• Sette hvilke saksbehandlerroller og organisasjonsenheter er aktuelle for å håndtere avvikssaker som ikke lar seg behandle automatisk i løpet av prosessen? Hvem skal kunne få varsel om, se og ta ledige saker til individuell opptaksvurdering (avviksbehandling av enkeltsøkere)?
  • Akkurat hvem som blir tildelt saker utledes fra data hentet fra prosessen for å opprette brukere med tilganger (ansatte).
• Har opptaket individuell opptaksvurdering av alle søkere i form av opptaksprøve eller behandling i opptakskomite? (Ikke avviksbehandling av enkeltsøkere). Hvis ja, så må det være mulig å opprette opptakskomite, eventuelt eksternt vurderings- eller saksbehandlingssystem og innhente resultat fra deres vurdering etterpå.

Hent utdanningstilbud med kapasitet til opptaket

For at noen skal kunne søke seg til et utdanningstilbud, må det knyttes til et opptak som søknadsalternativ. Det er prosessen for å etablere utdanningstilbud som leverer data om hvilke utdanningstilbud som skal være tilgjengelige som søknadsalternativer. Nødvendig forutsetning for å kunne leses inn via tjenesten for å hente utdanningstilbud, er at utdanningstilbudet har registrert at det skal være tilgjengelig for en opptakstype i et aktuelt opptak (tidsperiode). Fra utdanningstilbudet hentes navn og andre nødvendige metadata om utdanningstilbudet, herunder feks om hvilke avgifter som gjelder, samt informasjon om hva som er kapasiteten til utdanningstilbudet, altså hvor mange plasser som reelt sett er tilgjengelig på tilbudet (måltall). Dette danner et grunnlag for å kunne sette antall tilbud som skal gis på utdanningstilbudet som søknadsalternativ.

Legge til regler for søknadsalternativ

Dersom et utdanningstilbud har regler som skiller dem fra øvrige utdanningstilbud i opptaket, og det ikke kan utledes fra data om utdanningstilbud, må det registreres særskilt for utdanningstilbudet som søknadsalternativ. Dersom reglene ikke finnes, må de opprettes i subprosessen, opprett opptaksregelverk.

Sett antall tilbud

Antall tilbud som skal gis bør ta utgangspunkt i hvor mange studenter det er kapasitet til på et gitt utdanningstilbud (kalt opptaksramme, måltall, budsjetterte studieplasser). Enkelte utdanningstilbud kan utlede antall tilbud som skal gis ut fra gitte overbookingsfaktorer, mens andre kan ønske å sette eller endre dette i brukergrensesnittet. Endring i antall tilbud må kunne gjøres når opptaket er åpnet for søkning også. Se endre antall tilbud.

Tilgjengeliggjøre opptak

Når alle aktivitetene er gjennomført, og eventuell publiseringsdato har kommet, så kan opptaket tilgjengeliggjøres automatisk. Når opptaket er tilgjengeliggjort, så er man klar til å ta imot søknader og starte behandling av søknader.

Behov for å justere innstillinger etter tilgjengeliggjøring?

Det kan oppstå behov for å justere innstillinger for opptak og søknadsalternativer etter at et opptak er tilgjengeliggjort. Scenarier som kan inntreffe:

• Endre opptak: innstillinger for selve opptaket endret (frister, søkergrupper, ressurser)
• Endre utdanningstilbud: utdanningstilbud kan bli trukket eller komme til. Dersom søknader er knyttet til utdanningstilbud som blir trukket, må disse kunne fanges opp og søkere varsles.
• Endre antall tilbud: dette er veldig vanlig, og skyldes løpende ressursomdispondering ved læresteder.
• Endre regelverk: anbefales IKKE å endre etter tilgjengeliggjøring, med mindre man har oppdaget feil. Søknader som er behandlet på feil grunnlag må kunne håndteres i fra søknadsbehandlingen og aktuelle søkere varsles.

Avvikshåndtering

• Legg inn utdanningstilbud manuelt
  • dersom utdanningstilbud ikke lar seg hente via tjenesten hent utdanningstilbud, må en ansatt kunne registrere et utdanningstilbud som søknadsalternativ i et opptak manuelt.
• Sette antall tilbud som skal gis manuelt
  • dersom antall tilbud ikke kan utledes fra kapasitet og overbookingsfaktorer, må det kunne settes manuelt av ansatt
• Tilgjengeliggjøre opptak manuelt
  • dersom opptaket ikke kan tilgjengeliggjøres på bakgrunn av registrerte data, må det kunne tilgjengeliggjøres manuelt av ansatt
• Endre på regler for opptaket når opptaket gjort tilgjengelig (feilretting)
  • Den som utfører endringen må kunne se virkning av endring før hen velger å effektuere eller forkaste endring

Kjente problemer i dagens prosess

• Lite sømløs opplevelse ved innmelding av utdanningstilbud og endringer på disse. Integrasjon og dataflyt mellom etablering av utdanningstilbud og forberede opptak er nødvendig.
• Ikke mulig å kjøre simuleringer av endringer for å se virkninger, både på historiske data og på reelle data. Ønske om å kunne se virkninger av endringer før man velger å effektuere.

Merknader

Ulike opptakstyper som modellen skal kunne ivareta

• Nasjonale samordna opptak
  • Opptak til grunnutdanninger ved universitets- og høyskoler (UHG)
  • Opptak til høyere yrkesfaglig utdanning ved fagskoler (FSU)
• Lokale opptak
  • masteropptak (NB: kommer nasjonal samordning)
  • ph.d.-opptak
  • bachelorutdanninger som ikke tilbys via UHG (mulighet for å utvide samordning med bedre løsning?)
    • typisk: utøvende utdanninger, enkelte med oppstart om våren.
  • PPU - praktisk pedagogisk utdanning
  • utdanningsprogrammer av mindre omfang enn 60stp
  • emneopptak (herunder drphilosopptak)
  • kurs (etterutdanning og uformell utdanning)
• Nominasjonsopptak (opptak hvor det er interaksjon med ekstern partner på grunnlag av avtalebasert utdanningstilbud)
  • praksis (ønske om samordning ytret - i alle fall for rammeplanstyrte helseutdanninger)
  • utveksling
  • oppdragsfinansierte utdanningstilbud (eks Utdanningsdirektoratets rektorutdanning)
  • fellesprogrammer med partnere

Relaterte prosesser

• Etablere utdanningstilbud
• Opptak
• Emneopptak
• Ph.d.-opptak
• Nominasjonsopptak
• Utvekslingsopptak
• Praksisopptak
• Behandle søknader til utdanningstilbud

Tilgjengelig API-støtte

API er ikke designet for denne prosessen ennå.