Gå til hovedinnhold

Ph.d.-opptak med eksternfinansering

info
  • ❌ Utvikling ikke påbegynt: Prosessen er validert i samarbeid med sektoren, men utvikling/implementasjon er ikke påbegynt.

Ph.d.-opptak følger stort sett samme prosess som å behandle søknader til øvrige studienivåer når det kommer til vurdering av om søker er kvalifisert for å få opptak til utdanningstilbudet. Det som er særegent med ph.d. er at brorparten av søkerne også er igjennom en ansettelsesprosess. Se ph.d.-opptak for ansettelse i stipendiatstilling. Prosessen som beskrives på denne siden gjelder søkere med eksternfinansiering. Dette opptaket gjennomføres:

  • løpende (løpende opptak), dvs at søknadene behandles etterhvert som de kommer inn.
  • med individuell opptaksvurdering (individuell opptaksvurdering) av opptakskomite.

Enkelte læresteder har ingen eller få søkere i denne kategorien, og benytter kun prosessen for ph.d.-opptak for ansettelse i stipendiatstilling. Men ca. halvparten av alle studieretter som tildeles på ph.d.-program gjør det med bakgrunn i ekstern finansiering ( Kalles inngåtte avtaler i DBH.

Ekstern finansiering kan komme i form av tilbud om stipendiatstilling ved en annen organisasjon (arbeidsgiver) enn den som tilbyr ph.d.-utdanningen, eller i form av andre former for finansieringsbekreftelse fra organisasjoner som ønsker å støtte søkerens utdanningsløp og få realisert søkers ph.d.-prosjekt. Prosessen krever bevis på finansiering fra den eksterne parten i en eller annen form.

Prosessmål​

Hensikten med denne prosessen er å tildele de rette, kvalifiserte søkerne plass på ph.d.-program.

BPMN-modell​

Ph.d.-opptak med eksternfinansiering​

Loading BPMN diagram...
💡 Mouse wheel to zoom, drag to pan, click elements to highlight

Beskrivelse​

Prosessen starter med at det er mulig for en person å søke på den aktuelle ph.d.-utdanningen, inkluderer søknadsbehandlingen ved lærestedet og avsluttes når søker har fått et svar som er effektuert. Når søker har ekstern finansiering, så inkluderer prosessen interaksjon mellom søker, lærestedets studieadministrative søknadsbehandling og ekstern finansieringspartner, for eksempel søkers arbeidsgiver.

Det er en forusetning at søker er identifisert som person. Se opprette person.

Søkers aktiviteter og hendelser​

Velg ph.d.-program​

Søker med eksternfinansiering kan velge blant ett eller flere ph.d.-program å bli vurdert for.

Registrer finansieringsbevis​

Søker må oppgi hvilken organisasjon som finanserer utdanningen. Typisk:

  • læresteder (som ikke er det lærestedet som gir utdanningen)
  • andre forskningsvirksomheter (sykehus, museer, institutter)
  • andre organisasjoner som innvilger støtte til forskningsprosjekter (forskningsrådet, andre offentlige eller private virksomheter)

Registrer midlertidig prosjektstittel og angi behov for etisk godkjenning​

Søker må oppgi midlertidig prosjekttittel for prosjektet hen søker opptak for å fullføre. Søker må samtidig angi om prosjektet har behov for en eller annen form for etisk godkjenning. Det kan bli aktuelt å samtykke til at prosjektbeskrivelsen sendes videre til NSD eller REK, dersom søker får tilbud om plass.

Last opp dokumentasjon​

Den informasjonen som ikke lar seg hente inn som data i en eller annen form, som trengs for å behandle søknaden må legges ved som dokumentasjon. I en søknad til ph.d.-program vil dette behovet stort sett alltid finne sted. Typisk:

  • prosjektbeskrivelse
  • dokumentasjon på finansiering (dersom det ikke kan leveres digitalt finansieringsbevis)
  • dokumentasjon på utdanning (dersom det ikke finnes digitalt kompetansebevis)
  • annen avtaledokumentasjon (dersom ekstern partner)

Søknad sendt​

Når søknaden inneholder tilstrekkelig informasjon, kan den sendes til behandling.

Vente på svar​

Med unntak av kvalifisering av formelle krav til programmet, tar det vanligvis tid å behandle en søknad til ph.d.-program siden den skal igjennom individuell opptaksvurdering i opptakskomite. Søker holdes løpende oppdatert om hendelser i behandlingen.

Motta svar​

Når søknaden er ferdig behandlet, mottar søker svar. Dersom søker får avslag må det være mulig å forstå hvorfor.

Søker kan i enkelte tilfeller få beskjed om å revidere prosjektbeskrivelsen innen tidsfrist for å bli vurdert igjen av opptakskomite. (Kan ev. løses gjennom avslag og be søker søke igjen senere - søknaden gjenåpnes da og søker kan redigere innhold)

Mulige prosessutfall for søker​

  • Søkeren får tilbud om plass og kan bli tildelt studierett på ph.d.-program dersom hen takker ja (Default - happy path for søker)
  • Søker får ikke tilbud om plass, enten fordi søknaden vurderes til ikke-kvalifisert og/eller lærestedet har ikke kapasitet til å gi utdanningen.

Når søker ikke får tilbud om plass, kan det lede til klagesak.

Studieadministrasjon søknadsbehandling​

Behandling av søknader skjer mest mulig automatisert.

Motta søknad​

Når en søknad er mottatt kan den behandles. Dersom søknaden ikke inneholder tilstrekkelig informasjon til å kunne behandles, må søker få beskjed om det.

Grunnleggende kvalifisering​

Søknad blir først kontrollert med hensyn til om den møter grunnleggende kvalifiseringskriterier.

Typiske kontroller

  • søker har generell studiekompetanse (GSK) eller annet tilsvarende studentgrunnlag.
  • søker har mastergrad eller tilsvarende
  • søker møter gitte karakterkrav
  • søker har levert prosjektbeskrivelse og finansieringsbevis

Møter søker grunnleggende krav​

Dersom søknaden ikke møter grunnleggende krav og dermed ikke kan regnes som kvalifisert, så må søker varsles om dette. Søker vil få en frist til å dokumentere manglene. Dersom fristen ikke overholdes, avslås søknaden.

Send til opptakskomite​

Søknader som møter grunnleggende krav går til individuell opptaksvurdering, faglig kvalifisering og kapasitetsvurdering.

Vente på svar på opptakskomite​

Søknadsbehandlingen må vente på svar fra opptakskomiteen.

Motta resultat fra opptakskomite​

Svar fr opptakskomiteen kommer i form av ett konkret resultat av opptaksvurderingen med begrunnelse. Begrunnelsen må inneholde en redegjørelse for resultatet komiteen er kommet til.

Er søker kvalfisert og har lærestedet kapasitet til å tilby søker utdanningen?​

Dersom søker er kvalifisert og lærestedet har kapasitet til å tilby utdanningen, så får søker tilbud om plass på ph.d.-programmet.

Dersom søker ikke er kvalifisert, eller dersom lærestedet ikke har kapasitet til å tilby utdanningen, så får søker avslag med begrunnelse.

I enkelte tilfeller kan søker få beskjed om å revidere prosjektbeskrivelsen innen tidsfrist for å bli vurdert på nytt av opptakskomiteen.

Sende svar​

Utfallet av søknadsbehandlingen sendes til søker. Det er to mulige utfall:

  • søker får tilbud om plass
  • søker får avslag med begrunnelse
    • merk at i løpende opptak, vil avslag kunne betyr at søker sender revidert søknad på nytt på et senere tidspunkt i samme opptak.

Registrere svar på tilbud​

Dersom søker har fått tilbud og må svare eksplisitt på dette, så venter prosessen på svar for å registrere det og starte etterbehandling. Hvis det ikke er krav til svar, så går man rett videre til å tildele studierett.

Mulige utfall:

  • søker takker ja og studierett tildeles
  • søker takker nei (kan ev. frigjøre kapasitet til andre)
  • søker har ikke svart innen frist (behandles som nei)

Tildele studierett​

Søkere som har fått tilbud og der det er krav om svar, også har takket ja, får tildelt studierett.

Ellers avsluttes prosessen dersom søker takker nei, eller ikke svarer i tide.

Tildeling av studierett er utløsende aktivitet for en rekke mottagersystemer: brukeroppretting og tilgangsstyring ved lærestedene, digitale lærings- og vurderingssystemer, biblioteksystemer etc.

Avvikshåndtering​

  • saksbehandler får beskjed om å håndtere sak som ikke lar seg løse automatisk
  • registrere søknad manuelt (generisk avvikshåndtering)
    • når en saksbehandler registrerer søknad til utdanning for en søker. Søknaden går så igjennom ordinær opptaksprosess.
  • innvilge plass manuelt (avvikshåndtering, spesialbehandling)
    • når en saksbehandler bruker grensesnittet til å registrere en søker med tilbud om plass på et utdanningstilbud uten å ta hensyn til eventuell plassering i rangeringen. Søkere som ikke er kvalifisert, skal ikke kunne registreres med tilbud.
  • tildele studierett manuelt (avvikshåndtering, spesialbehandling)
    • når en saksbehandler bruker grensesnittet til å registrere en person som student på et utdanningstilbud uten å gå via opptaksprosessen.

Kjente problemer i dagens prosess​

  • Manuell flytting av data og dokumentasjon mellom ulike saksbehandlingssystemer, mottakssystemet for søknader, arkiv og mellom ulike admnistrative brukergrupper med varierende grad av informasjonsdeling (HR, studieadministrasjon). Trenger at data blir samlet inn ett sted og kan gjenbrukes.
  • ID og tilgangs-problematikk
    • Søkere som blir studenter på ph.d.-program og er i prosess med å få norsk ID, blir ofte registrert med en id i FS og en annen i lønns- og personalsystemet og i enkelte tilfeller også en tredje ID i gjesteregistrebingssystem. Mangel på verifiseringsmuligheter og felles ID på tvers av systemene (snr, dnr, fnr, passnr) fører til at samme person får to eller flere studentbrukere med påfølgende kaos. IAM-tilgangsstyring gir etter sigende mindre tilganger/rettigheter enn studenter på ph.d.-program bør ha.
  • For de som bruker Søknadsweb i dag:
    • vanskelig for søker å forstå dokumentasjonsopplasting. Søknad kan sendes inn uten tilstrekkelig informasjon til å behandle søknaden.
    • det er ofte ikke samsvar mellom innhold i dokument som leveres og det søker oppgir at dokumentet inneholder.
    • vanskelig for saksbehandler å se når søknad er komplett og dermed hvilke søknader i det løpende opptaket som skal prioriteres og hvilke frister som gjelder for hvem.
    • purring på søkere er tidkrevende og følges opp helmanuelt
  • Godkjenninger og vedtak utføres med signering, og både signering og purring på signering er tidkrevende og manuelt. Ofte er mange parter involvert, både internt og eksternt, samt mange systemer uten god datadeling. Signering foregår med pdf-sertifikat, blåpenn, arkivløsninger.

Merknad​

Søkere som ønsker tilgang til [emner] på ph.d.-nivå eller å fremstille seg for [dr.philos.], søker emneopptak.

  • emneopptak
  • emneopptak for drphilos

Relaterte prosesser​

  • [ph.d.-opptak med ansettelse i stipendatstilling]
  • [opptak]
  • behandle søknader
  • individuell opptaksvurdering

API-dokumentasjon​

  • lenke til API-dokumentasjon