Opptaksprosess, oversikt
I denne prosessen velger og prioritererer søkeren utdanningstilbud hen vil søke på, søknaden blir behandlet av et lærested og søkeren vår et svar som hen må ta stilling til. Prosessen skal dekke alle opptak til utdanningstilbud over 60 studiepoeng. Prosessen for emne- og Ph.d-opptak er ligner, men skilt ut i egne prosessbeskrivelser fordi de har noen særegenheter. Se emneopptak.
En søknad inneholder en prioritert liste av utdanningstilbud og det knyttes nødvendig informasjon om søker, søkerens utdannelse, kompetanse, praksis, og eventuelle tilleggspoeng. Informasjonen hentes automatisk der det er mulig, og der det ikke er mulig kan søker legge ved dokumentasjon manuelt.
Prosessmål
Hensikten med denne prosessen er at søkere kan søke på de utdanningstilbudene de er interesserte i og etter saksbehandling få bli tildelt studieplass, venteliste eller avslag.
Prosessvisualisering BPMN-modell
Opptaksprosess
Beskrivelse av prosessen
Søker
Aktivitetene søker skal gjøre.
Hente inn nødvendig informasjon om søker
Data hentes automatisk inn fra interne og eksterne register.
For eksempel:
- Adresse fra folkeregisteret
- Vitnemål fra VGS
- Resultater fra nåværende studier
- KORR (kontakt- og reservasjonsregisteret)
Finne studier
Søker ser hvilke utdanningstilbud som er tilgjengelige å søke på i dette opptaket.
For å hjelpe søkeren kan hen også se tilpasset informasjon om utdanningstilbudene:
- Er jeg kvalifisert (basert på informasjon som allerede er lagret på meg)?
- Hva har tidligere poenggrenser vært på dette utdanningstilbudet og hvor stor konkurranse er det å komme inn på studiet?
Denne informasjonen vil kun være til opplysning for søkeren, og vil ikke påvirke hvilke valg hen kan ta.
Legge utdanningstilbud inn i søknaden
Søkeren velger (maks 10) utdanningstilbud som hen vil søke på.
Prioritere valgte søknadsalternativ
De valgte utdanningstilbudene settes i prioritert rekkefølge av søkeren etter hva hen helst vil studere.
Dersom søkeren blir tilbudt studieplass på et utdanningstilbud vil de utdanningstilbudene som er prioritert lavere ikke resultere i venteliste eller tilbud om studieplass.
Høyere prioriterte utdanningstilbud enn det søkeren fikk tilbud om kan resultere i tilbud om plass på venteliste dersom søkeren er kvalifisert.
Se hvilken informasjon er lagret på meg
Søkeren kontrollerer at informasjonen som ligger lagret om seg er korrekt.
For eksempel:
- Resultater fra videregående skole
- Resultater fra høyere utdanning
- Dokumentert praksis
- Dokumentert førstegangstjeneste eller folkehøyskolemine
Last opp nødvendig dokumentasjon
Dersom søkeren har dokumentasjon som kan påvirke opptaksprosessen, men ikke ligger inne i opptakssystemet kan hen laste opp denne dokumentasjonen.
Takk ja til å sende samtidig søknad til lånekassen
Søkeren kan velge om hen vil sende en samtidig søknad til lånekassen om studielån.
Se oppsummering av søknad
Søkeren ser hvilke opplysninger som ligger i den ferdige søknaden og prioriteringen av de valgte utdanningstilbudene.
Levere nødvendig informasjon
Dette inntreffer hvis søknadsbehandlingen krever at søkeren leverer mer informasjon.
For eksempel:
- Laste opp manglende dokumentasjon for å bli en kvalifisert søker.
- Gi samtykke til datadeling for å hente nye opplysninger.
Får søker tilbud?
Dersom søker ikke får tilbud om venteliste eller studieplass avsluttes prosessen med Ikke tilbud. Dette kan lede til klagesak.
Svare på tilbud
Dersom søkeren får tilbud om studieplass eller plassering på venteliste må søkeren takke ja eller nei til tilbudet.
Takker søkeren nei til tilbudet avsluttes prosessen med at ikke tildelt plass.
Mulige prosessutfall for søker med tilbud
Takker søkeren ja til studieplass kan søkeren velge om hen vil å søke bolig hos den aktuelle samskipnaden. Dette utløser en ny subprosess som foreløpig ikke er kartlagt. Prosessen avsluttes uansett med at søkeren får tildelt plass.
Takker søkeren ja til å stå på venteliste beholder hen sin plassering på ventelisten og prosessen avsluttes med å beholde plassering på venteliste.
Søknadsbehandler
Aktivitetene som søknadsbehandlende organisasjonsenhet skal utføre.
Fordele søknadsalternativer til behandling
Hovedfordelingen utledes fra tilganger som saksbehandler ved organisasjonsenhet har, og regler for hvordan saksmengden fordeles på tilgjengelige saksbehandlingsinstanser. Saksbehandlere plukker selv ledige saker fra eventuell felles liste.
Behandle søknadsalternativer
Sjekker om søker møter kvalifikasjonskrav og poengberegnes.
Dersom en søker ikke er kvalifisert, må hen varsles om dette, for ev. å kunne dokumentere kvalifisering på annet vis. Kvalifiseringen kan løpe i flere runder. Dersom en søker er kvalifisert, går hen videre i prosessen. Se behandle søknad for mer informasjon.
Rangere
Rangering kan skje løpende per søknad, eller etter at alle søkere er søknadsbehandlet. Dette gjøres ut i fra rangeringsgrunnlaget gjort i prosessen behandle søknad. Det kan f.eks være på grunnlag av poengberegning, loddtrekning eller opptaksprøver.
Tildel plass
Mulige utfall etter rangering:
- Får tilbud om studieplass
- Får ikke studieplass, men får tilbud om å stå på venteliste
- Får ikke tilbud om studieplass eller venteliste
- Dette utfallet kan lede til klagesak
Tildele studierett
Hvis søker har takket ja til tilbud om studieplass tildeles søkeren studierett.
Beholde venteliste plass
Hvis søker har takket ja til tilbud om å stå på venteliste, beholder søker sin plass på ventelisten.
Ta bort tilbud
Hvis søker har takket nei til tilbud om studieplass eller å stå på venteliste, fjernes søker fra tilbudslister.
Sende bekreftelse til søker
Søkeren får en bekreftelse på at hen har takket ja eller nei på sitt tilbud.